تفاوتی ندارد که شرکت یا مجموعه شما چه ابعادی دارد؛ اگر می‌خواهید تصویری حرفه‌ای از خود به نمایش بگذارید؛ چاره‌ای نیست جز استفاده از ست‌های اداری. چاپ کارت ویزیت، فولدر، سربرگ و پاکت نامه اموری هستند که در کنار هم؛ پس از مدت زمانی مشخص، برند شما را به عنوان نام و نشانی معتبر در چشم همکاران و رقبا مطرح می‌سازد. در این نوشته، با نگاهی فنی، درباره اصول طراحی ست اداری سخن می‌گوییم و به طور مشخص روی چاپ فولدر و کارت ویزیت دقیق می‌شویم. به خصوص در صورتی که مدیر یک شرکت نوپا هستید و به دنبال گسترش کسب و کار خود در پی روش و تکنیک‌های مدرن می‌گردید؛ همراهی ما خالی از لطف نخواهد بود.

مقدمه؛ اهمیت ست اداری در چیست؟

منظور از ست اداری، علاوه بر سربرگ و پاکت نامه، تمامی چاپ‌های کاغذی است که برای مکاتبات پرسنل و نامه نگاری خارجی شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرد. اهمیت این چاپ در دو سطح مورد توجه است:

  • وجود ست اداری در فضای داخلی شرکت، به امور سامان می‌دهد و حس تعلق کارکنان نسبت به مجموعه را ارتقا می‌بخشد؛
  • وجود ست اداری در مکاتبات بیرون از شرکت سبب می‌شود افراد نسبت به صاحب برند شناخت پیدا کنند و در طی زمان، ادامه این روند احترام و اعتبار می‌سازد.

کدام چاپ‌ها ست اداری محسوب می‌شوند؟

اگر بخواهیم به طور فهرست وار چاپ‌هایی که در مجموعه ست اداری طبقه می‌شوند را معرفی کنیم؛ کار به شرح زیر است:

  • چاپ کارت ویزیت
  • چاپ فولدر
  • چاپ سربرگ‌های A4 و A5
  • پاکت A4 و پاکت ملخی
  • برچسب سی دی
  • برگه یادداشت A6
  • Wallpaper
  • فاکتور
  • سررسید
  • و غیره (بسته به ماهیت کار و سلیقه کارفرما)

اصول طراحی و چاپ ست اداری کدام است؟

ست اداری

با مقدمه کوتاه بالا، حالا زمان بررسی دقیق و فنی فرا میرسد. در این قسمت، بند به بند، اصول و ویژگی‌هایی که یک ست اداری استاندارد می‌سازد را از نظر می‌گذارنیم.

حضور لوگو یا نام و نشان

حضور لوگو و نام و نشان برند در چاپ ست اداری یک ضرورت است. اما درباره محل قرارگیری ضابطه دست و پا گیری وجود ندارد. تنها از آن جهت که معمولا اتصال اوراق به شکل سنتی در بالا و سمت چپ برگه انجام می‌شود؛ توصیه این است که لوگو در آن قسمت حضور نداشته باشد.

وجود شماره و تاریخ نامه

در برگه‌هایی که برای نامه و مکاتبه مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ حضور محلی برای شماره زدن و مشخص ساختن تاریخ ضروری است. این قسمت معمولا در بالا، سمت چپ تعبیه می‌شود.

نام تجاری شرکت

تفاوتی ندارد که درباره کدام نوع ست اداری صحبت کنیم؛ در تمامی آن‌ها حضور پررنگ نام تجاری مجموعه یک ضرورت است (به خصوص در چاپ کارت ویزیت).

هارمونی در طراحی

توجه داشته باشید به طور کلی با این هدف سربرگ چاپ می‌کنیم که در طول ماه و سالیان متمادی، تصویری ثابت از خود بسازیم. اگر بین کارت ویزیت چاپ شده با فولدر موجود در شرکت همخوانی وجود نداشته باشد و سربرگ نامه‌های اداری با فاکتور نخواند؛ چاپ ست اداری از ابتدا کاری بیهوده خواهد بود. انتخاب فونت، رنگ، طرح، مقیاس و الگوهای گرافیکی همه باید در یک چارچوب مشخص انجام شود.

وجود راه‌های ارتباطی

به عنوان مثال چاپ کارت ویزیت را در نظر آورید؛ هدف از وجود چنین چاپی این است که شما کارت را به دست طرف مقابل دهید و او از این طریق، پل یا کانال ارتباطی قدرتمندی با شما در اختیار داشته باشد. اگر این کارت، یا هر کدام از اعضای ست اداری فاقد راه شفاف ارتباطی باشند؛ تمامی فعالیت زیر سوال خواهد بود.

متریال درجه یک

کیفیت ست اداری شما روی جایگاه برند تاثیر مستقیم دارد. به عنوان مثال، چاپ فولدر روی گلاسه گرماژ سیصد به همراه روکش مقاوم قابل مقایسه با چاپی درجه دو نیست. این امر درباره تمامی اعضا صادق است.

هماهنگی با چاپ‌های تبلیغاتی

در یکی از بندهای بالا اشاره کردیم که اعضای ست اداری باید با هم هارمونی داشته باشند. فراتر از این، ست اداری، باید با چاپ‌های تبلیغاتی نظیر کاتالوگ، بروشور، پاپ آپ، بنر، رول آپ و غیره در ارتباط و هماهنگی باشد.

توجه به قوانین عرفی

اموری مثل حاشیه گذاری، جای امضا/ مهر و مسائلی از این دست به طور سنتی از قوانینی مشخص تبعیت دارند. سعی کنید در طراحی ست اداری آن‌ها را به طور حداکثری رعایت کنید. این کار نشانه حرفه‌ای بودن برند است.

خلاقیت خرج کنید

به طور عمومی، اکثریت قریب به اتفاق افراد چاپ کارت ویزیت را در قطع مستطیلی انجام می‌دهند. اما تا به حال فکر کرده‌اید یک کارت مربعی، مثلثی یا سه بعدی چه تاثیری روی کسب و کار شما خواهد داشت؟ نه تنها درباره کارت ویزیت، که برای هیچکدام از چاپ‌های ست اداری از تجربه جدید نهراسید.

جمع بندی و کلام آخر

در این نوشته کوشیده شد مسائل مربوط به چاپ ست اداری به صورت عمومی و چاپ کارت ویزیت و فولدر به شکل اختصاصی زیر ذره بین قرار گیرد. ناگفته پیداست که مجال محدود مقاله‌های این‌چنینی امکان بررسی جامع را نمی‌دهد و برای رسیدن به اشراف کامل، نیاز به مطالعه، تحقیق، پژوهش و تجربه فردی است. کلام آخر اینکه، سعی ما این بود که امور مربوط به ست اداری، یکجا به صورت کاربردی در یک مقاله ارائه شود.

نوشته اصول طراحی ست اداری چیست؟ اولین بار در ترنجی پدیدار شد.